Todo lo que necesitas saber para gestionar tu sala con Resvia: reservas, mesas, estadísticas y configuración.
Resvia es un sistema de gestión de reservas para restaurantes independientes. Permite que tus clientes reserven directamente desde tu web o redes sociales, sin intermediarios, mientras tú controlas todo desde un panel sencillo.
El panel de gestión tiene cinco secciones accesibles desde el menú lateral:
Cuando tu cuenta esté activada recibirás un email con tu dirección de acceso y una contraseña inicial. El proceso de entrada es el mismo cada vez que abras el panel.
Recomendación: Cambia la contraseña en tu primer acceso. Ve a Configuración → Seguridad → Cambiar contraseña e introduce una que recuerdes fácilmente. Mínimo 8 caracteres.
En la pantalla de login encontrarás el enlace "¿Olvidaste tu contraseña?". Introduce tu email y te enviaremos un enlace para restablecerla. El enlace tiene validez de 1 hora.
Bajo el nombre de tu restaurante, en el menú lateral, verás un indicador con los días de suscripción que te quedan. Mientras todo esté al día funciona en silencio; a medida que se acerca la renovación te avisa, tanto dentro del panel como por email:
Importante: Aunque tu panel quede bloqueado por falta de pago, tu página de reservas sigue funcionando y tus clientes pueden seguir reservando con normalidad. Al renovar, recuperas el acceso al instante con toda tu información intacta. Para renovar, escribe a hola.nexvia@gmail.com.
El botón de cerrar sesión está en la parte inferior del menú lateral izquierdo. Recomendamos cerrar sesión si accedes desde un dispositivo compartido.
Es la primera pantalla que ves al entrar. Muestra un resumen en tiempo real de lo que está pasando en tu restaurante hoy: métricas, lista de reservas del día y estado de cada mesa.
En la parte superior encontrarás cuatro tarjetas con los datos más importantes del día:
| Métrica | Qué indica |
|---|---|
| Reservas hoy | Total de reservas registradas para el día de hoy, en cualquier estado. |
| Ocupación actual | Porcentaje de mesas que tienen una reserva activa en este momento. La barra muestra el nivel visualmente. |
| Cancelaciones hoy | Número de reservas canceladas durante el día, ya sea por el cliente o por ti. |
| Reservas esta semana | Total acumulado de la semana en curso, con comparativa respecto a la semana anterior. |
La columna izquierda muestra todas las reservas del día ordenadas por hora. En cada reserva verás el horario, el nombre del cliente, la mesa asignada, el número de personas y el estado actual.
Puedes actuar sobre cualquier reserva directamente desde aquí usando los botones de acción que aparecen al pasar el ratón por encima.
La columna derecha muestra todas tus mesas en formato de cuadrícula con un indicador de color. En la parte superior del panel encontrarás dos pestañas: Comida y Cena.
Al cambiar de pestaña, la cuadrícula se actualiza al instante mostrando qué mesas tienen reserva en cada servicio:
Al abrir el dashboard la pestaña activa se elige automáticamente según la hora del sistema.
| Color | Estado | Significado |
|---|---|---|
| 🟢 Verde | Libre | Sin reserva en el servicio seleccionado. |
| 🟡 Dorado | Reservada | Tiene una reserva pendiente o confirmada en ese servicio. |
| 🔴 Rojo | Ocupada | Marcada manualmente como ocupada. |
| ⚫ Gris | Bloqueada | No disponible temporalmente. |
El estado que marcas a mano (reservada, ocupada o bloqueada) es independiente para Comida y para Cena: lo que cambies en un servicio no afecta al otro. Una mesa marcada como bloqueada deja de ofrecerse en las reservas online.
El botón "Actualizar" en la parte superior derecha refresca todos los datos del dashboard en cualquier momento.
La sección de Reservas es donde pasarás la mayor parte del tiempo. Desde aquí gestionas todo el flujo: consultar, crear, confirmar, modificar, cancelar y exportar.
Usa las flechas ‹ › para ir al día anterior o siguiente. O haz clic directamente en el selector de fecha para ir a cualquier día del calendario de un salto.
Los botones de la barra superior filtran la lista por estado:
Para las reservas que llegan por teléfono o en persona, pulsa "+ Nueva reserva". Rellena el formulario con:
En cada reserva de la lista hay botones de acción que aparecen al pasar el ratón. También puedes hacer clic en la reserva para ver todos sus detalles.
Estados de una reserva: Una reserva puede estar en Pendiente, Confirmada, Completada, Cancelada o No show. Solo las pendientes y confirmadas cuentan como reservas activas que bloquean la mesa.
El botón "Historial" en la barra de reservas carga todas las reservas desde el inicio, sin filtro de fecha. Es útil para buscar un cliente concreto, revisar el historial de una mesa o consultar temporadas anteriores.
Puedes ordenar el historial por:
Los filtros de estado (Confirmadas, Pendientes...) también funcionan en el historial.
El botón "↓ CSV" del historial descarga todas las reservas visibles en un archivo que puedes abrir con Excel o Google Sheets. Incluye: fecha, hora, nombre del cliente, email, teléfono, número de personas, mesa, zona, estado y notas.
Si quieres exportar solo un estado concreto (por ejemplo, todas las canceladas del mes), primero filtra por ese estado y luego pulsa CSV — solo se descarga lo que ves en pantalla.
Desde esta sección configuras la estructura física de tu sala: qué mesas tienes, cuántas personas caben en cada una, en qué zona están y cuál es su estado actual.
Arriba de la sección de Mesas puedes alternar entre dos vistas:
Una vez coloques tus mesas en el plano, en el "Estado de la sala" del dashboard aparece un selector Cuadrícula / Plano para elegir cómo verlo. Si eliges Plano, ves tu local de un vistazo tal y como es. Toca una mesa (en el plano o en el dashboard) para cambiar su estado.
Si has organizado tus mesas en zonas (terraza, salón, planta de arriba…), aparece un selector de zonas tanto en el editor del plano (sección Mesas) como en el "Estado de la sala" del dashboard: pulsa "Todas" para ver el local completo o el nombre de una zona para organizar y ver solo esa. Así puedes colocar cada zona por separado sin agobiarte con todas las mesas a la vez.
Cuando llega un grupo grande y juntas dos mesas físicamente, puedes reflejarlo en el software desde el plano del dashboard:
Es una acción manual y puntual del servicio: tú decides cuándo unir y separar. No afecta a las reservas online, solo a cómo ves y gestionas tu sala en ese momento.
Cuando a una mesa le sumas una silla suelta para que entre alguien más, puedes reflejarlo en el plano del dashboard:
Son sillas temporales del momento: suman plazas en tu vista de sala pero no cambian la capacidad real de la mesa ni las reservas online. Para cambiar la capacidad fija de una mesa, edítala en la sección Mesas.
Pulsa "+ Añadir mesa" e introduce:
Pasa el ratón por encima de cualquier mesa para ver los iconos de editar (lápiz, arriba a la izquierda) y eliminar (papelera, arriba a la derecha). Al editar puedes cambiar número, capacidad y zona.
Atención: Eliminar una mesa es permanente. Las reservas asociadas a esa mesa no se eliminan, pero quedarán sin mesa asignada en el historial.
Haz clic sobre cualquier mesa para cambiar su estado manualmente. Útil durante el servicio para marcar mesas como ocupadas aunque no tengan reserva previa, o para bloquear una mesa por mantenimiento.
El botón "+ Añadir sección" crea una zona nueva que luego puedes asignar a cualquier mesa. Los clientes ven la zona al consultar su reserva, lo que ayuda a gestionar expectativas (por ejemplo, si reservaron en terraza).
La sección Clientes reúne en una ficha a cada persona que ha reservado en tu restaurante. Resvia agrupa automáticamente todas las reservas por email, así sabes de un vistazo quién es cliente habitual, quién falla y a quién cuidar especialmente.
Cada cliente aparece con sus datos de contacto y tres cifras clave:
Usa el buscador de arriba para encontrar a alguien por nombre, email o teléfono. Los clientes marcados como problemáticos aparecen siempre los primeros.
Al pulsar sobre un cliente se abre su ficha completa con el resumen de cifras y todo su historial de reservas. Desde ahí puedes guardar información que se conserva para siempre:
Cuando un cliente está marcado como problemático o acumula ausencias (no-shows), aparece un símbolo ⚠ con el número de ausencias junto a su nombre en la lista de reservas. Si está bloqueado, verás además un 🚫. Así, de un vistazo durante el servicio, sabes con quién conviene tener cuidado. Puedes ajustar a partir de cuántas ausencias salta el aviso —o desactivarlo del todo— en Configuración → "Avisar de clientes ausentes".
Pasa el ratón por encima del símbolo ⚠ para ver el motivo (cliente marcado o número de ausencias).
La sección de estadísticas muestra datos del mes en curso para ayudarte a entender cómo está funcionando tu sala: qué días llenas más, cuántas reservas se confirman y dónde se producen las pérdidas.
| Métrica | Qué mide |
|---|---|
| Total este mes | Reservas recibidas en el mes actual, con comparativa frente al mes anterior. |
| Tasa de confirmación | Porcentaje de reservas que pasan de pendiente a confirmada. Una tasa alta indica que los clientes que reservan finalmente vienen. |
| Canceladas | Reservas anuladas en el mes, ya sea por el cliente o por el restaurante. |
| No shows | Reservas confirmadas en las que el cliente no apareció. Ayuda a valorar si necesitas una política de recordatorio más agresiva. |
El gráfico de barras muestra el volumen de reservas día a día a lo largo del mes. La barra más alta se resalta para identificar de un vistazo el día pico del mes.
Útil para anticipar los días de mayor demanda y planificar el equipo con antelación.
A la derecha del gráfico verás un desglose por estado con el número absoluto y el porcentaje que representa cada uno sobre el total de reservas del mes.
Las estadísticas se calculan sobre el mes natural en curso. Para consultar datos de meses anteriores, puedes exportar el historial completo en CSV y filtrar por fecha en Excel.
Aquí ajustas todo lo que define cómo funciona y cómo se ve tu restaurante en Resvia. Conviene dedicarle unos minutos al principio para dejarlo bien configurado desde el primer día.
Nombre, dirección y teléfono que aparecen en los emails que reciben tus clientes. Mantenerlos actualizados es importante para que los clientes puedan localizarte fácilmente.
Personaliza la apariencia de tu página de reservas pública:
#c9a96e). Si no sabes el código de tu color, puedes usar una herramienta como htmlcolorcodes.com.Eliges quién decide la mesa cuando un cliente reserva online:
Con cualquiera de los dos modos, si tienes zonas (terraza, salón…), el cliente sí elige la zona. La diferencia es solo si elige o no la mesa exacta dentro de ella.
Este interruptor controla qué pasa cuando entra una reserva online:
Recomendación: Si tu restaurante tiene alta demanda y quieres controlar el aforo manualmente, desactívala. Si prefieres que todo funcione solo sin intervención, actívala.
Justo debajo de la confirmación automática tienes el interruptor "Marcar mesas como reservadas":
Esto es distinto de la confirmación automática. La confirmación automática decide si una reserva se acepta; la confirmación de asistencia sirve para que el cliente diga, el día antes, que va a venir — una forma muy eficaz de reducir los no-shows.
Con el interruptor "Pedir confirmación de asistencia" activado, el email de recordatorio del día antes incluye un botón "Confirmo que voy".
Funciona con la confirmación automática activada o desactivada: el recordatorio solo se envía a reservas ya aceptadas, y lo que pides es que el cliente confirme su asistencia.
Controla con cuánta antelación pueden reservar tus clientes online:
El calendario y los horarios de tu página de reservas se ajustan automáticamente a estos límites.
Define cuánto tiempo se considera ocupada una mesa por cada reserva (de 1 a 3 horas). Esto determina cuándo vuelve a estar disponible para otra reserva.
Por ejemplo, con un tiempo de mesa de 2 horas, si alguien reserva a las 20:00, esa mesa no se ofrecerá a otro cliente hasta las 22:00. Ajústalo al ritmo real de tu restaurante: una comida rápida necesita menos tiempo que una cena de degustación.
Un texto opcional que aparece en tu página de reservas, justo debajo del nombre del restaurante. Útil para avisos como "Avísanos de alergias al reservar" o "Menú degustación disponible los viernes". Déjalo en blanco si no quieres mostrar nada.
Un texto opcional con tus condiciones de cancelación (por ejemplo: "Cancela sin coste hasta 2 h antes" o "En grupos de más de 8 personas confirmamos por teléfono"). Si lo rellenas, se muestra al cliente antes de confirmar la reserva y también en el email de confirmación. Transmite seriedad y evita malentendidos. Déjalo en blanco para no mostrar nada.
Con dos interruptores decides si tu página de reservas pregunta la ocasión y/o las alergias. Si activas "Preguntar la ocasión", además eliges qué ocasiones se ofrecen (cumpleaños, aniversario, cita romántica, cena de negocios, celebración, otra) marcando o desmarcando las casillas. Si desactivas un interruptor, ese campo no aparece al cliente. Por defecto ambos están activos.
Tu página de reservas es bilingüe (español / inglés) y detecta automáticamente el idioma del navegador del cliente. Con esta opción eliges en qué idioma se muestra cuando no se puede detectar. El cliente siempre puede cambiarlo con el selector ES / EN de la esquina.
Puedes permitir que tus clientes cambien por sí mismos la fecha, la hora y el número de personas de su reserva, sin tener que llamar. Se activa con el interruptor "Permitir modificar reservas".
Justo debajo eliges la antelación mínima con la que se puede modificar: desde 2 horas antes hasta 3 días antes. Pasado ese plazo, el cliente ya no puede tocar la reserva y tendría que contactar contigo.
Importante: Al modificar, el sistema reasigna automáticamente la mesa según la disponibilidad del nuevo horario. Si tienes la confirmación automática desactivada, cualquier reserva modificada vuelve a quedar pendiente de tu aprobación. En todos los casos recibes un email avisándote del cambio.
Define los días y franjas horarias en que aceptas reservas. Para cada día de la semana puedes:
El "Intervalo entre horas" determina cada cuánto aparece un horario disponible. Con 30 minutos verás opciones como 13:00, 13:30, 14:00... Con 15 minutos, cada cuarto de hora. No confundir con el "Tiempo de mesa" (ver "Ventana de reserva"): el intervalo es cada cuánto se ofrece una hora; el tiempo de mesa es cuánto se queda ocupada la mesa por reserva.
El sistema calcula automáticamente qué mesas están libres en cada franja y solo muestra a los clientes las opciones con disponibilidad real.
Un día especial anula el horario semanal solo para una fecha concreta. Sirve para esos festivos que no encajan en tu horario habitual. Tienes dos opciones:
Puedes añadir una nota opcional (p. ej. "Festivo, solo cenas") y verás la lista de todos los días especiales próximos, cada uno con un botón para eliminarlo.
Diferencia con los bloqueos: un bloqueo ocupa mesas dentro de un horario que sigue abierto (el día aparece como "completo"). Un día especial cerrado cierra la fecha entera (el día aparece como "cerrado"). Para apagar un festivo completo, usa un día especial cerrado.
Para días o momentos en que no puedes recibir reservas sin tocar los horarios habituales: festivos, eventos privados, vacaciones, cierre por obras...
Al crear un bloqueo defines:
Ejemplo: Si el próximo sábado tienes un evento privado que ocupa toda la sala de 20:00 a cierre, crea un bloqueo ese día de 20:00 a 23:59 sin seleccionar mesa. Ningún cliente podrá reservar en esa franja ese día.
Introduce tu contraseña actual para verificar tu identidad y luego la nueva contraseña dos veces. Mínimo 8 caracteres. El cambio se aplica inmediatamente.
Cada restaurante en Resvia tiene una página pública única donde los clientes pueden hacer, consultar y cancelar sus reservas. Es el enlace que compartes con el mundo. Es bilingüe (español / inglés): detecta el idioma del navegador del cliente y muestra un selector ES / EN para cambiarlo. Si configuraste un mensaje para clientes (sección 7), aparece justo debajo del nombre de tu restaurante.
Tu página tiene una dirección del tipo:
Este enlace es permanente y no cambia. Puedes ponerlo en:
El email de confirmación incluye un enlace personal de cancelación. El cliente solo tiene que hacer clic y confirmar — sin crear ninguna cuenta ni llamar al restaurante. La cancelación te llega reflejada de inmediato en el panel.
Los clientes pueden consultar sus reservas pendientes desde el botón "Mis reservas" (arriba a la derecha en tu página de reservas), introduciendo su email. El sistema muestra todas sus reservas futuras en estado pendiente o confirmado.
Esta función es especialmente útil para clientes que no encuentran el email de confirmación. Les puedes indicar que entren a tu página de reservas y pulsen "Mis reservas".
Si tienes activada la modificación por el cliente (ver sección 7), el cliente puede cambiar su reserva desde dos sitios, siempre que se respete la antelación mínima que hayas configurado:
En ambos casos elige nueva fecha, hora y número de personas, y el sistema le reasigna una mesa disponible automáticamente (conservando la suya si sigue libre).
¿Tienes alguna duda o necesitas ayuda con la configuración?
hola.nexvia@gmail.com